Zeitmanagement: Die besten Tools und Tipps auf einen Blick | Teil 1

Übersicht der besten Tools zum Arbeits- und Zeitmanagement.

1. Eisenhower-Regel: Alles, was reinkommt, schriftlich erfassen!

(Ausnahme: Erste David-Allen-Regel für besseres Zeitmanagement: Alles, was nicht länger als 2 min dauert, sofort erledigen, ohne die Aufgabe zu erfassen!)

Dazu brauchst Du eine Listen-App, in die Du alles eintragen kannst, was von außen kommt oder als Idee von innen. Als Iphone-Nutzer reicht mir die Notizen-App völlig. Sehr einfach, sehr schnell, kein Schnick-Schnack, kein Chichi.

Neben den privaten Listen (Besorgungen, Haus und Garten, Baumarkt, Finanzen/Auto und Co.), den beruflichen Listen (Projekte, Aufträge, Kunden, Produkte und Co.) und den persönlichen Listen (Not-to-Do-List, Do more- und Do less-list, Gesundheit/Körper etc.), gibt es drei wichtige Sonderlisten:

• 1. To-Plan-List: Hier gehören die Aufgaben rein, die noch nicht zerlegt sind. Diese Aufgaben sind noch nicht „timeboxing-reif“. Du hast noch keine Einheiten im Kopf, die sich in 20, 30 oder 60 Minuten-Boxen packen lassen (siehe Promodoro-Technik für mehr Produktivität). Hierfür sind 60 Minuten für Dich persönlich in Outlook zu reservieren.

• 2. Aufgaben-die-nicht-weitergehen-Liste. Das sind die Aufgaben, die Du das 3. Mal ignoriert und /oder verschoben hast. Da ist ein Prokrastinations-Wurm, ein Einwand drin. Die brauchen besondere Aufmerksamkeit und Pflege. Die sind fast immer besonders wichtig. Wenn nicht, hättest du diese Aufgabe längst auf die „Egal-“ oder „Dann-eben-nicht-Liste“ gesetzt! Also: Termin für Aktion „Sorgen-Aufgabe“ einstellen.

• 3. Do-more oder Do-less-list: Sich neue Gewohnheiten zulegen oder sich von alten Gewohnheiten verabschieden ist nicht einfach und braucht auch besondere Aufmerksamkeit.

2. Eisenhower-Regel: Nach Dringlichkeit sortieren

Das ist einfach. Wann wird eine Aufgabe fällig? Datum und Zeit.

Dazu brauchst Du eine Termin-App. Die wohl mit Abstand am meisten genutzte App ist Outlook von MS. Rechne von vorne nach hinten.
Beispiel: Deine Präsentation ist in 6 Wochen. Welche Meilensteine sollten wann fertig sein? Zwischenbereiche eintragen. Erster Entwurf in 14 Tagen. Erste vorzeigbare Version in 3,5 Wochen. Termin mit jemandem machen, der Dir Feedback geben kann (Warum Du nicht auf Feedback warten solltest).

Welche Aufgaben wann?
1. Stacking-Regel: Stapele ähnliche Aufgaben aufeinander. Mono- statt Multitasking. Damit vermeiden wir Rüstzeiten.
2. Was machst Du am Morgen, was am Abend. Bist Du eher eine Lerche oder eine Eule? Welcher Aufgaben-Typus passt für Dich in welche Tageszeit?

Rhythmus Deiner Aufgaben?
Welche Taktung gefällt Dir am besten? Promodoro- (Küchenwecker in Form einer Tomate) Hauptzeit sind 20 min. Ansonsten wählen die meisten die 60 oder 90 Minuten-Taktung. Outlook verführt zu Halbstundenabständen.

3. Eisenhower-Regel: Unterscheide wichtige von unwichtigeren Aufgaben

Das ist der schnelle einfache Ratgeber-Satz: Du musst Deine Aufgaben priorisieren! Und schon ist Zeitmanagement ganz einfach… Oder? Von ABC-Analyse hat schon fast jedes Kind gehört. Nach Prof. Dörner (Logik des Misslingens) tun wir aber lieber das, was wir beherrschen, gut können und das, was andere von uns wollen und was von den anderen am meisten Aufmerksamkeit bekommt (Wer schreit am lautesten, von wem bin ich abhängig). Und diese beiden Aufgaben-Auswahl-Kriterien kommen zu einer anderen Reihenfolge als die Dringlich-Wichtig-Logik der Eisenhower-Matrix.

Ein homo öconomicus würde alle Aufgaben z.B. in 30 min- Einheiten zerteilen und jede halbe Stunde nach seinem Wertbeitrag bewerten und dann mit der Aufgabe mit dem höchsten Wert starten und dann die zweiwertige Aufgabe und so weiter. Vernünftig und rational wäre das schon. Folgende Punkte machen uns da allerdings einen Strich durch die Rechnung:
1. Da gibt es Dinge, die nach vorne kommen, da sie zwar nicht wichtig, aber dringlich sind.
2. Es kommen ständig neue Aufgabe dazu durch Mails, Anrufe und Anfragen.
3. Uns fehlt die Lust, die Idee, die Energie für die Aufgabe, die theoretisch dran wäre. Aber anstreben können wir diese Reihenfolge ja schon. Den Polarstern erreichen wir nie, aber er gibt uns Orientierung.

Was kann uns helfen, die richtige Reihenfolge zu finden?

1. Investieren, produzieren, reagieren, reparieren

Für ein besseres Zeitmanagement ist es nicht uninteressant, seine Aufgaben in diese vier Klassen zu sortieren. Reparaturen haben meist die höchsten Dringlichkeiten. Auch weil nicht selten ein Zögern den Schaden noch weiter erhöht. Königsaufgaben sind allerdings die Investitionen, die meine Wirksamkeit, meinen Hebel, meine Fähigkeiten erhöhen. Bei mir trägt diese Liste der Rohdiamanten/Königsaufgaben den Namen „Erlkönige“. Sie sind neu und noch verborgen.

Hier ein paar Beispiele für die 4 Typen von Aufgaben:

	Gesundheit	Beziehung	Verkauf	Bodenpflege	Persönlichkeit
Investition	Neue Gewohnheiten: Bewegung, Ernährung	Neue Vereinbarungen über Offenheit	Neue Internetseite, neues Geschäftsmodel/Marketing	Neuen Staubsauger kaufen	Mein Bild von mir, von Menschen und der Welt ändern
Produktion	Pflege der Fitness	Pflege der Beziehung	Kontaktpflege, Kunden anmailen, anrufen	Staub saugen	Aufräumen, Entsorgen von Aufgaben, die mir nicht guttun
Reaktion	Medikamente bei Symptomen	Nachfragen, Feedback	Anfragen beantworten	Krümel, einzelne Fusseln wegsaugen	Bei Störungen sich belohnen, Zähne zusammenbeißen
Reparatur	Z.B. Operation	Krise, Schlichtung	Keine Aufträge, Stammkunden anbetteln	Flecken entfernen	Sich mit Drogen betäuben

2. Wertanalysen

Die Priorisierung hängt natürlich von Deinen Zielen, Deinen Sehnsüchten und Deinen Werten ab. Und doch gibt es typische, systematische Fehler in unserer Zeitplanung:

Prioritäten, wie wir sie oft setzen	Prioritäten, wie sie eigentlich sein sollten
1. Was Chefs, Manager, Kunden von mir wollen	1. Für die eigene Gesundheit sorgen (Physisch wie psychisch)
2. Mails beantworten, was andere von mir wollen	2. Unsere wichtigen Beziehungen pflegen (Verwandte, Freunde, Bekannte…. )
3. Facebook und Co., Daddeln, sich ablenken lassen.	3. Investive Aufgaben: Bessere Systeme, mehr Fähigkeiten aufbauen, bessere Prozesse/Abläufe
4. Was ich gut kann. Was mir Spaß macht.	4. An den eigenen Zielen, Projekten, Vorhaben arbeiten
5. Was mir schnellen Erfolg verspricht	5. Beziehung zu Lieblingskunden ausbauen und stärken

Na? Erkennst Du Dich auch wieder in den Unterschieden zwischen Ist- und Soll-Priorisierungs-Liste? Die „Kaiser“ der Erlkönige sind Investitionen in einen der fünf Bereiche der rechten Spalte.

4. Eisenhower-Regel: Wichtiges dringend machen

Auch Eisenhower wusste, dass Wichtigkeit allein nicht wirklich Aktion auslöst, sondern nur die Dringlichkeit. Das heißt, es geht im Arbeits- und Zeitmanagement im Grunde darum, Wege zu finden, um Wichtiges dringlich zu machen.
Seine erste Antwort: Terminieren. Und sorge dafür, dass Du diesen Termin nicht (wieder) ignorierst oder verschiebst. An dieser Stelle beneide ich die Menschen mit Disziplin. „Wenn ich mir das vornehme, mache ich das auch.“ Ich als eher „Kreativer“ tue mich damit eher schwer (Woher soll ich wissen, wozu ich übermorgen Lust habe? Welche Idee mich gerade fasziniert?).

• Soziale Verpflichtung: Mit mir selbst kann ich schnell konferieren und den Termin ignorieren. Bei Terminen mit anderen ist das nicht so leicht. Wir sagen ungern ab. Wir möchten andere nicht enttäuschen und nicht als unzuverlässig gelten. Ein Team, eine Abteilung funktioniert deshalb (in der Regel) so gut, weil es ein System gegenseitiger Verpflichtung ist. Wir tun viele Dinge, um unseren Status im Team nicht zu verlieren oder ihn zu erhöhen. Und jede Absage hat immer den Subtext: Etwas anderes ist wichtiger als Du. Versuche deshalb, Deine wichtigen Aufgaben als Teamaufgabe zu organisieren: Selbsthilfegruppen, Klausurvorbereitungsrunden, Startups mit Partnern, Laufpartner oder -gruppen und und und.

• Um Hilfe bitten: Eine häufig erste Form der sozialen Verpflichtung: „Ich brauche einen Rat, einen Tipp. Vielleicht haben Sie eine Idee, wie man daran geht. Wer kennt einen, der einen kennt?“

• Kettenglieder bilden: Jede Woche am Dienstag um 10.00 Uhr erscheint ein neuer Artikel auf diesem Blog. Da müsste schon sehr viel passieren, damit diese Regel gebrochen wird. Wir durchbrechen sehr ungern Ketten, die schon länger bestehen. Dem US-amerikanischen Autor Seinsfeld hat sich vorgenommen, jeden Tag eine Stunde lang zu schreiben. Er hat sich einen Kalender mit großen Tagesquadraten genommen und jeden Tag, an dem er 1 h geschrieben hat, mit einem großen, Roten Kreuz versehen. Je mehr Kreuze in einer Reihe stehen, umso schwieriger fällt es uns, diese Kette abreißen zu lassen. Gerade für die Liste neuer Gewohnheiten (Do-more-list, oder Do-less-list) ist das ein toller Trick der Selbstmanipulation (Eine intelligente To-Do-Liste erstellen).

Weiter geht es in Teil 2 der besten Tools und Tipps für besseres Zeitmanagement.

© Grannemanns Workbook