Aufgabe ist nicht Aufgabe. Da gibt es wichtige und unwichtige, einfache und schöne, belastende und unangenehme Aufgaben. Aufgaben, die wir gerne verdrängen, und solche, die sich uns aufdrängen. Es gibt Aufgaben, die uns persönlich weiterbringen, solche die wir erledigen müssen, um Geld zu verdienen.
Eine intelligente To-Do-Liste sollte uns nicht nur helfen, nichts zu vergessen und unsere Dinge zu regeln. Sie sollte uns helfen, mehr von den wichtigen Dingen zu tun, sodass wir uns weniger von den Ablenkern, den Zeiträubern und den weniger wichtigen Aufgaben ablenken zu lassen.
Verteilen wir unsere Zeit klug und richtig oder lassen wir uns von Mails, Anrufen und den eigenen inneren Einwänden manipulieren?
Wie viel arbeiten wir, ohne produktiv zu sein, und
wie viel arbeiten wir nicht, ohne uns dabei zu erholen?
Eine To-Do-Liste sorgt dafür, Dringliches (Was muss erledigt werden?) nicht zu vergessen.
Eine gute To-Do-Liste muss darüber hinaus die Aufgaben sichtbar und nach vorn bringen, die wir sonst zu wenig machen. Das sind drei Aufgaben-Gruppen:
- „Frösche“ („Eat the Frog first“; Aufgaben, die wir gerne verdrängen und aufschieben)
- Wichtiges (Meine persönlichen Ziele, meine Herzens-Projekte)
- Investives (Verbesserung meiner Produktivität)
Dann wird aus der Liste eine Matrix. Denn jede Aufgabe will anders behandelt werden. Für jeden Typus brauche ich einen anderen Typ von Ressourcen, Methodik und Werkzeugen.
| Dringliches | Frösche | Wichtiges | Investives |
| Terminsachen. Die müssen heute abgegeben, erledigt, verschickt, geliefert werden. Die müssen gemacht werden, sonst droht Ärger und man hat noch mehr Arbeit. Hier eine kleine Übung, wie Du Deine Termine in den Griff bekommen kannst! | „Eat the frog first“ ! Starte mit der Kröte. Überwinde das Unangenehme zuerst. Und Aufgaben, die uns zu schwer, zu groß erscheinen, Aufgaben, die verdrängt und verschoben werden. Lies hier, wie Du Deine Aufschieberitis besiegen kannst und endlich anfängst! | Aufgaben, die für Dich persönlich wichtig sind, zu denen Du aber zu selten kommst, weil sie nie dringlich werden. Wir arbeiten zu viel für andere und zu wenig für uns selbst. | Aufgaben, die Deine Produktivität erhöhen. Du investierst in Deine Infrastruktur, Mittel, Effizienz. |
| Termine sind von außen gegeben, fest gemachte Zusagen oder auch von innen fix gesetzte Termine. Dazu gehören die Besprechungs- und Meetingtermine. Die stehen in der Regel als feste Termine in Kalender und nicht in der To-Do-Liste. | Unangenehme Anrufe, Mail öffnen mit möglicherweise unangenehmen Inhalten. Dazu können wir gut die „Jetzt-aber-Energie“ gebrauchen. Jetzt überwinde ich mich, beiße in den sauren Apfel. Ist ein guter Start. Du kannst Dich loben, dass Du diese Kröte schon mal geschafft hast. | Du hast ein persönliches Ziel, dass Du in einigen Monaten oder wenigen Jahren erreichen möchtest. Ein Geschäft aufbauen, ein Buch schreiben, ein Projekt oder Produkt in Gang bringen. Aber vor lauter „Brotaufgaben“ kommst Du nicht dazu. So bleiben Deine Träume auf der Strecke | Deine Ablage funktioniert nicht. Sie können in dem Homeoffice nicht gut arbeiten. Du hast schlechte Gewohnheiten. Dein PC muss aufgeräumt werden. Du solltest Dich in irgendetwas fit machen. |
| Beispiele: -Termine, die anstehen -Terminsachen mit und für Kunden -Aufgaben, die im Tagesablauf rein kommen | Beispiele: -Dr. Böse anrufen -Sich bei Frau X entschuldigen -Mal wieder Kontakt mit den Geschwistern aufnehmen -Den Freund X anrufen, mailen -Darmuntersuchung Termin machen | Beispiele: -Exposé für das Buch entwerfen -Gliederung machen -Termin mit demjenigen machen, der so was ähnliches schon gemacht hat -Freund fragen, was sie machen würde -Banktermin wegen mögl. Finanzierung machen | Beispiele: -Stapel der Blätter/Skizzen ordnen und entrümpeln -Programme/Apps aufrüsten -Diesen Artikel zu Ende lesen und neue To-Do-Liste aufbauen. |
Also? Wie sieht Deine intelligente To-Do-Liste aus? Was musst Du jetzt noch schnell erledigen, um Dich danach den wirklich wichtigen Dingen in Deinem Leben widmen zu können?
©Grannemanns Workbook