Aufgabenmanagement mal anders – Unser internes Virenprogramm für Aufgaben

Aufgabenmanagement. Je mehr Verantwortung wir tragen,  umso wichtiger wird die Frage nach dem, was wir tun, die Frage nach der Effektivität. Ich könnte zehn Sachen tun, habe aber nur Zeit für drei. Welche drei mache ich?

Erfolg und seine Gegenspieler

Von dieser Entscheidung hängen unser Erfolg und unser berufliches Wohlfühlen zunehmend ab.

An diesem Punkt kommen die „Viren“ Verdrängung, Verleugnung und Verschiebungen ins Spiel. Mit den Begleiterscheinungen von Unzuverlässigkeit, schlechtem Gewissen und üblem Gefühl. Wir entscheiden uns dann unbewusst dafür, diese Aufgabe für (pro, lat)) Morgen (cras, lat.) aufzuheben. Prokrastination ist die wissenschaftliche Bezeichnung für Aufschieberitis.

Der Anti-Aufgaben-Scanner

Wie unser Computer haben auch wir ein Antivirus-Scan-System. Unser Unbewusstes will uns vor Handlungen und damit auch vor Aufgaben schützen, die Gefahren, Verletzungen, Versagen oder Blamieren in sich tragen könnten.

Wie funktioniert unser Anti-Aufgaben-Scanner? Wir spielen in Gedanken den Ablauf einer Aufgabe durch. Und wenn dann in diesem Probefilm etwas auftaucht, das uns Angst macht (Der Weg aus der Angst – 4 Schritte), uns Einwände schickt, eine Stelle im Film erscheint, wo wir keine Idee haben wie es weiter geht oder eine Szene mit negativen Inhalt auftaucht, reagiert unser Unterbewusstsein.

Dieser Virenscanner stammt allerdings aus früher Vorzeit und wirft ganz gerne Aufgaben raus oder stellt  sie in Quarantäne, die gar keine Gefahr für uns darstellen oder manchmal auch nur Ähnlichkeiten mit negativ besetzten alten Erfahrungen haben. Die Aufgaben werden zur Seite gelegt, übersprungen, verdrängt oder verschoben und manche werden sogar gelöscht. Selbstständiges Aufgabenmanagement im negativen Sinne also.

Aufgabenmanagement: Den eigenen Aufgaben-Viren-Scanner intelligenter machen

Aufgaben löschen oder unter Quarantäne stellen, können keine Lösungen sein. Wie können wir unseren Aufgabenscanner intelligenter machen und ihm Fähigkeiten zum Reinigen geben? Was genau hat den Scanner in Aktion gebracht? Was hat ihn gestört?

Aufgaben nach ihrem arbeitspsychologischen Typus einordnen

Das bedeutet, dass wir unsere Aufgaben weniger nach Dringlichkeit, Wichtigkeit, Produkten, Kunden oder ähnlichen Kriterien ordnen, sondern nach der psychologischen Art der Herausforderung, die eine Aufgabe an uns stellt.

Aufgabenmanagement mal ganz anders: Jedem Aufgabentypus seine Stimmung!

Die hier von mir vorgeschlagene Aufteilung folgt der Problemlösungsstrategie, die diese Aufgaben brauchen.

1. Die Aufgabe ist zu groß. Man findet gar keinen Eingang, keinen Start. Man weiß nicht, womit man anfangen soll. Man steht wie der Ochs vorm Berg, sagt der Volksmund. Da der Planungsfilm nicht weiter geht, suchen wir eine andere Aufgabe und die große wichtige Aufgabe bleibt mal wieder liegen.
2. Der Film kommt zu einem Punkt, an dem es nicht weiter geht. Das Drehbuch hat leere Seiten. Es fehlt eine Idee. Die Leinwand bleibt weiß.
3. Im Planungsfilm kommt eine Szene mit negativem Inhalt. Wir haben einen Einwand. Es könnte etwas schief gehen. Unser Scanner will uns schützen und wirft diese Aufgabe raus. Den cholerischen Dr. Böse anrufen zum Beispiel. Das Unbewusste ist mit seiner Emotion so viel schneller als unser Verstand und die Aufgabe ist schon verdrängt, bevor unser Bewusstsein eine Meldung davon bekommt, worin genau der Einwand überhaupt besteht. So kommen wir natürlich nicht weiter.
4. Eine Aufgabe, Aktion oder Anruf mit angstbeladenen Inhalt. Ergebnisse abfragen/abholen. Befürchtete Absagen. Der Zahnarztbesuch und ähnliches. Der Unterschied zu Gruppe 3 ist, dass hier der Einwand klar ist.

Zwei exogene Faktoren, die sich über die Aufgaben definieren.

5. Aufgaben die unbedingt und dringlich sind. Die Folgen, die Aufgabe nicht zu erledigen sind direkt und deutlich.
6. Aufgaben ohne Schwierigkeiten oder Einwände. Aufgaben, die vielleicht sogar Spaß machen mit sicheren und vielleicht sichtbaren Erfolgen.

Zwei endogene Faktoren, die weniger mit den Aufgaben zu tun haben, sondern mit der persönlichen Prädisposition.

7. Die eigenen Erwartungen sind zu hoch. Das Gefühl und die Angst, die eigenen Erwartungen nicht erfüllen zu können, schaffen Aversions-Wirkungen.
8. Die Empfindlichkeit des Virenscanners ist zu hoch eingestellt. Jemand sieht nur noch Negatives und das Negative wird in der Bedeutung sehr hoch gehängt. Bei Burnout-Syndromen ist das regelmäßig der Fall.

Kombinationen und gegenseitige Verstärkungen sind natürlich nicht ausgeschlossen.

Wenn mehrere Scankriterien/Hemmer zusammen kommen, entsteht Prokrastination:

• Fehlender Druck von außen. Die negative Konsequenz ist weit weg und verschwommen.
• Der eigene Aufgabenscanner ist zu empfindlich eingestellt. Die Sorgentendenz ist zu hoch. Manchmal eine Stimmung, aber manchmal auch ein relativ stabiles Merkmal.
• Die Erwartungen an uns selbst sind hoch. Wir haben Angst, uns selbst zu enttäuschen.
• Jeder erfolglose Versuch lädt die Aufgabe mit Versagensemotionen auf. Der Scanner reagiert schon immer früher negativ.

Kommen solche Kombinationen zusammen, droht das Scheitern eines Projektes. Bei Studenten kann das bedeuten: Abbruch des Studiums.

© Grannemanns Workbook