Warum Du trotz harter Arbeit erfolglos bist!

Du arbeitest viel und bist trotzdem erfolglos? Wir zeigen Dir, woran das liegen könnte.

Aufgabendelegation mit SARA. Wir werden in unserem Berufsleben nicht nach Leistung beurteilt, sondern danach, ob wir Erwartungen erfüllen. Erfolglos sind wir solange, bis Leistung und Erwartung deckungsgleich sind. Darum ist Erwartungsmanagement bzw. Auftragsklärung die Basis und der Anfang von allem. Ein weiteres Versäumnis ist, zu glauben, dass wenn man einmal ein Auftragsbriefchen gemacht hat, dass man danach die Erwartungen nicht mehr in regelmäßigen Abständen neu abstimmen muss. Das ist übrigens die beste Form von Feed-forward, die ich mir vorstellen kann.

Aufträge klären mit SARA

Mit der Auftragsklärung fängt alles an und das ist auch das Wichtigste. Von daher passt es gut, dass der Name Sara Fürstin oder auch Herrin bedeutet. SARA ist ein Akronym und steht für die vier großen Bereiche:

1. S – Was ist der Sinn der Aufgabe, wozu ist sie gut? Welcher Nutzen und welche Nutzenerwartung stecken für alle Beteiligten dahinter?
2. A – Was genau ist der Auftrag? Was genau wird von mir erwartet? Woran erkenne ich, dass ich meinen Job gut gemacht habe? Das sind die sogenannten Ziele-Erreichungs-Erkennungs-Phänomene. Akronyme wie SMART, das für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert steht, passen auf dieses A.
3. R – Welche Ressourcen stehen mir zur Verfügung oder brauche ich? Wieviel Zeit? Was ist die mittlere, erwartete Dauer für diese Aufgabe? Gibt es dafür Budgets, mit denen ich mir Ressourcen holen kann und welche Informationsquellen als Ressource brauche ich dafür? Gibt es Fähigkeiten, die nötig sind? Und ein weiterer, vielleicht der wichtigste Punkt: Welche anderen Menschen brauche ich, um diese Aufgabe zu erledigen, welche Partner habe ich?
4. A – Abstimmung. Welche Rollen haben die Personen, mit denen ich für diese Aufgabe zu tun habe? Mit wem muss ich mich wie abstimmen? Wer ist mein Auftraggeber? Wem gegenüber bin ich verantwortlich? Wer arbeitet mir zu, wen muss ich eventuell briefen? Wer kann mir helfen in der Beratung für diese Aufgabe? Wer ist der Empfänger in der Leistungskette und wen muss ich informieren? Mit all diesen Personen verbindet mich ein unsichtbares Band von sogenannten KIE-Regeln (Kommunikations-, Informations- und Entscheidungsregeln). Das heißt, wen muss ich um Erlaubnis bitten, von wem muss ich mir ein Plazet holen, wer hat Veto-Rechte? Wen muss ich beraten oder von wem muss ich mich beraten lassen? Welche Inputs brauche ich und welche muss ich selber geben?

SMART hat mir persönlich nie wirklich geholfen. Es greift einfach zu kurz. Mit Sara komme ich persönlich viel besser zurecht, vor allem weil die Ressourcen geklärt sind und auch die Abstimmungsregeln. Lass uns ein Beispiel durchspielen. Was liegt näher als zu Briefing-Zwecken genau diesen Artikel zu nehmen?

Sinn – Wozu ist das gut?

Mit den Artikeln, Tipps und Ratschlägen dieses Blogs können wir vielleicht anderen Menschen helfen. Wir halten Kontakt zu Menschen, die uns schon kennen und erreichen vielleicht neue. Aus diesen Kontakten entstehen wieder neue Fragen, die unsere Kompetenz, anderen Menschen bei der Arbeit zu helfen, erhöht. Wir arbeiten nicht nur für Geld, sondern haben einen altruistischen Anteil. Es stärkt unsere Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Wir zeigen unsere Kompetenzen und bauen sie aus. Wir lernen mit jedem Tag besser zu werden im Formulieren, Erwartungen zu erfüllen und bessere Antworten auf wichtige Fragen zu geben. Diese Liste kann nicht lang genug sein, denn alles, was in ihr steht, erhöht meine Motivation, das zu tun, erhöht den Sinn meiner Tätigkeit. (Ein ganzer Artikel zu diesem Thema: Meine Arbeit hat keinen Sinn – sollte sie aber!)

Auftrag – Was wird von mir erwartet? Wie lautet der Auftrag?

Die Artikel sollten in drei Minuten lesbar sein, möglichst klar strukturiert mit klaren Überschriften, die den Text gut lesbar machen. Möglichst einfache Sätze mit guten Beispielen, die das Thema illustrieren. Immer mit einer Zeichnung, die das Thema des Artikels erkennen lassen und dem Workbook einen Wiedererkennungswert bringen.

Ressourcen und Abstimmung – Wieviel Zeit habe ich für den Auftrag und wie wird der Ablauf koordiniert?

Manche Artikel gehen ganz schnell, andere brauchen von der Ideensammlung über das Schreiben bis hin zur Veröffentlichung drei bis vier Wochen. Die durchschnittliche Zeit pro Artikel sind 2,5 Stunden. Wichtige Ressource zur Unterstützung sind die Leser, die immer wieder neue Fragen stellen und die Kollegen innerhalb der Leadion.

Die Positionen und ihre Teilbereiche:

• Unterstützer, Helfer in verschiedenen Rollen der Aufgabe.
• Der Autor, der aus Themenvorschlägen des Auftraggebers wählt und für die schriftliche Ausgestaltung zuständig ist.
• Der Auftraggeber braucht als Input die verbrauchten Ressourcen, in diesem Fall die Anzahl der verbrauchten Stunden, denn er hat ein Veto-Recht, wenn bestimmte Kosten oder Leitplanken überschritten werden.
• Der Redakteur, der auf sprachliche und grammatikalische Korrektheit achtet. Er hat ein Veto-Recht, wenn bestimmte Fehler auftreten. Hier ist abzustimmen, ob der Redakteur selbst verbessert und ab welchem Zeitpunkt er einfach nur den Fehler anstreicht und auf Korrektur von außen besteht.
• Das Marketing, das auf Verletzungen des Corporate-Design achtet. Der Marketer muss über den Entwurf informiert werden und die beste Regel ist, wenn das Marketing sich nur meldet, wenn Einwände entstehen.
• Die Social-Media-Chefin, die den Artikel hochlädt. Es hat sich als effizient erwiesen, dass die Gesamtprojektleitung bei der Social-Media-Chefin liegt. Sie ist dafür verantwortlich, dass die Informationen fließen und dass die Verantwortlichkeiten der Beteiligten klar sind. Sie weiß, wo der Ball liegt, fordert Inputs an und trägt die Verantwortung und Entscheidungsbefugnis. Verantwortung und Entscheidungsbefugnis müssen deckungsgleich sein. Die Social-Media-Verantwortliche informiert den Auftraggeber über den Ressourcenverbrauch, aber auch über Erfolgszahlen, Kennzahlen, KPIs.
• die Social-Media-Betreuerin, die Fragen aufnimmt, auswertet und weiterleitet und den Artikel pflegt. Es macht Sinn, wenn die Verantwortung für den Blog und für Fragen, Wünsche und Anregungen der Leser bei dieser Position liegt.

Mehr zum Thema Aufgabendelegation und Unternehmensführung findest Du auf Leadion.de!

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