Keine Arbeit ohne e-Mails. Damit diese digitale Kommunikation möglichst reibungslos funktioniert, sollten einige Regeln beachtet werden. Die e-Mail Knigge.
Wer ist der Empfänger? CC´s nur nach Vereinbarung.
Nur in einer Einwegkommunikation sind mehrere Empfänger problemlos. Erwartest Du eine Reaktion, kann die Regel „Toll ein anderer macht’s“ zuschlagen. Das wirkliche Problem sind die CC´s. Bist Du sicher, dass die Person im „CC“ mit in den Dialog hineingezogen werden möchte? Weiß sie, was sie damit soll?
Eine Mail = eine Message!
Sobald in einer einzigen Mail mehrere wichtige Punkte abgehandelt werden, wird es unübersichtlich. Vermeide es also, eine Sammel-Mail mit allen Punkten zu schreiben, sondern fokussiere Dich pro Mail auf einen Punkt. Der Betreff kreist somit das Thema ein und vereinfacht die Einordnung. Tust Du das nicht, wird der erste Punkt zwar häufig einen Arbeitsvorgang auslösen, alle Zweit- und Drittpunkte gehen allerdings schnell unter. Auch eine eindeutige Ablage wird unmöglich.
Was ist der Auftrag oder die Absicht?
Was soll mit dem Inhalt passieren? Zu oft fehlt die Handlungsanweisung in Mails. Dient der Inhalt der Information, der Kenntnisnahme, der Ablage oder soll ein Veto, ein Plazet, ein Tipp oder Rat gegeben werden?
Bleibe integer!
Sei integer (aufrichtig, einwandfrei) in Deiner Mail: Konfliktäre Inhalte nie per Mail. Es ist feige, aus der Deckung des sicheren Mail-Accounts zu „schießen“. Und checke Deine Mail auf so genannte, völlig überflüssige Kommunikationsgifte.
Letzte Zeilen
Höflichkeitsformen, Signatur und Vertraulichkeitshinweise. Signaturen sind unstrittig. Bei den Höflichkeitsformen gehen die Meinungen auseinander. Die einen übertragen die strengen Briefregeln auf die E-Mail. Der akzeptierte Internet-Code ist allerdings viel freier. Lockerheit ist aber nicht mit Unhöflichkeit zu verwechseln.
Die beste e-Mail Knigge bringt nichts, wenn die verbale Kommunikation nicht auch einigen grundlegenden Regeln folgt: Die Kommunikation-Knigge
© Grannemanns Workbook