Wir kommen nicht drumherum. Ganz ohne Meeting geht es nicht. Umso wichtiger ist es, ein erfolgreiches Meeting zu machen, so dass wir es nicht als reine Zeitverschwendung erleben.
Die folgenden sieben Regeln haben sich als Erfolgsfaktoren bewährt:
1. Pflege das Meeting-System
Es sind die richtigen Gewohnheiten, die erfolgreich machen. Egal welches System gewählt wird, wichtig ist die Kontinuität.
2. Differenziere verschiedene Typen von Meetings
Meetings können völlig unterschiedliche Zielsetzungen haben. Diese sollte man sich bewusst machen und ihnen jeweils eine unverwechselbare Prägung geben.
Typus A: Information-Meeting
Struktur: Jeder Teilnehmer hat 2 bis 3 Minuten Zeit, zu berichten, was war und was kommt.
Die Gesamtlänge sollte zwischen 15-20 Minuten liegen. Sehr gut geeignet für regelmäßige telefonische Meetings.
Typus B: Planungs-, Abstimmungs-, Organisations-Meeting
Struktur: Die Meeting-Punkte sollten nicht zufällig zustande kommen, sondern zu Beginn festgelegt werden. Dabei kann man sich an 6 bis 10 Aufgabengruppen orientieren (vgl. Aufgabeninventur), Dauer circa 1,5 bis 2 Stunden.
Typus C: Design von Lösungen, Kreativität, Improvement
Struktur: Nur nach passenden Moderationsplänen vorgehen (z.B. Kurzszenarion), Dauer: kann von 1 bis 2 Stunden bis zu mehreren (2) Tagen dauern.
Typus D: Verbesserung der Kooperation in Teams, Teamworkshops/Teamentwicklung
Struktur: Ziele festlegen, unter Umständen einen (externen) Moderator einbeziehen, Dauer: kann von 1 bis 2 Stunden bis zu mehreren (2) Tagen dauern.
3. Für ein erfolgreiches Meeting den Moderator besser nicht wechseln
Nach langjährigen Erfahrungen und vielem Experimentieren kommt man zu der simplen Erkenntnis: besser nicht den Moderator (innerhalb des Meetings) wechseln
4. Moderator unterbricht, wenn ein Thema nicht alle angeht
Themen, die nicht für alle Meeting-Teilnehmer von Interesse sind werden nach kurzer Absprache der Interessierten in andere kleinere/kürzere Termine verschoben.
5. Moderator unterbricht, wenn jemand länger als 2 Minuten spricht (nur Faustregel)
Dabei wird auch der Moderator selbst, zum Beispiel von seinem Stellvertreter, unterbrochen, wenn er diese Regel nicht einhält.
6. Moderator unterbricht, wenn der Ton gereizt wird
Währet den Anfängen. Bevor die Teilnehmer anfangen, sich zu unterbrechen, ins Wort zu fallen und sich sogenannte Kommunikationsgifte ausbreiten, sollte der Moderator eingreifen.
7. Meeting-Struktur und Meeting-Regeln regelmäßig in Frage stellen
Auch für Meetings gilt die oberste Regel der Evolution: Das Bessere ist der Feind des Guten.
Deine Meetings laufen bisher eher schlecht und Du hälst Deinen Chef für verantwortlich? So kannst Du schlechte Führungskräfte erkennen.
©Grannemanns Workbook